久しぶりの更新です。
昨日、学校の大きなイベントが終了し、ホッと一息つきました。
3月から準備を重ねてきた小学校のイベントの実行委員。
最初は手探りの状態でしたが、皆さんで意見を出し合い、力を合わせ、最後は結束を強めて、成功に終わりました。
関係する皆さま、お手伝いの皆さまに、本当に感謝しています。
すごく苦労して、最後「やりきったー! 無事に終わったー!!」というこの爽快感が、何とも言えません。
(仕事もボランティアも一緒ですね。)
今回は、2日間にわたる周年行事で、地域からの来賓もある記念式典と子ども向けの記念イベント。
来賓数も多く、スタッフは、実行委員やPTA役員スタッフ15名ほどの他、前日準備やイベント当日にぶっつけで来てくれるお手伝いサポーター40名ほど(一般の保護者)という構成。
統括してくださる委員長や副委員長もいらっしゃる中で、私は、他の実行委員と2人で、2つのイベントの担当者でした。
わかりやすく言うと、
段取りマン(笑)(あっウーマンだった💦)
色々反省点もあるのですが、
前日準備や当日の係など、みんなで仕事をする上で、私が工夫して、結果的に良かった点を書きます。
1)人手確保を最優先に考えた
お手伝いサポーターの希望日を聞き、入念に調整し、人手を確保しました。
手間を考え、運営側でつい割り振ってしまいがちなのですが、仕事のお休みやシフトは皆さん違うので、確実に来てもらえる日を聞き、調整しました。
→3日間の作業日全て、お手伝いサポーターの出席率は100%!!(サポーター制度が始まって以来の快挙だそう・・)
みなさん自分の都合で決めた日なので、全員来てくださいました!!
2)細かく係を分け、お願いする作業をシンプルにした
3日間に振り分けた40名のサポーターを、さらに4~6名づつのグループに分け(Aグループ、Bグループなど)、
作業単位を作り、持ち場や作業をシンプルにわかりやすくしました。
→作業場所への誘導や解散などの呼びかけも「Aグループさ〜ん!」としやすく、このくらいの人数の方が、サポーター同士も和気あいあいとなり、まとまりができ、自主的に動いて下さいました。
3)自分(担当者)は作業に入らないようにした
担当である自分は調整役に徹し、グループリーダーを他の実行委員の方にお願いし、お任せしました。
(もちろん、道具の借用や個数の確認、買い物の手配、返却場所の記入などは、事前に十分にしておき、仕事を振ってからの作業がすぐに始められるよう、片付けがスムーズにいくよう、段取りをしておきました)
→自分自身が作業でバタバタすることなく、全体を見回り、指示や調整ができました。
4)絵で説明した
自分の頭の中だけに計画があって、口頭で伝えてもだめなのです。
作業内容をみんなで共有できるように、机の配置や、案内係の立ち位置、案内サインの位置など、全てスケッチを書いておきました
。
スタッフ同士の事前の情報共有と、お手伝いサポーターへの指示書の両方に使いました。
「もしも、もしも私が来れなくなったら・・」他の方にしてもらえるよう書いておく!は、特に乳幼児の子育て中のママの仕事では必須ですよね。
※こんな感じのを何枚も書きました。
→言葉で説明するより、絵の方が明確に伝わりました!(もちろん計画通りにいかない所は、現場判断で調整です)
こんな感じで、担当表と一緒にバインダーに挟んで、各グループリーダーに渡して、担当グループを仕切ってもらいました。
スケッチは、学校卒業後、仕事を始めたときから使っている愛用のこのペン、「ラッションペン」で。
大きく太く書いてわかりやすく伝えるのにもってこいのペンです。
(当時はまだFAXの時代。スケッチ書いて見積もりとったりよくしてたな~。水性で、裏うつりもせず、スラスラ書けてほんと使いやすいです!)
色々考えて、考えて、少しの手間もかけて、やり方を工夫した甲斐あって、
前日準備は、予想を超える短時間で混乱なくスムーズに終えることができました!!
イベント当日も、事前の入念なシュミレーションと各グループの現場判断のおかげで、来客も、お待たせすることもなく、スムーズにご案内ができ、本当によかったです。
「仕事は段取り」
段取りに時間を割いたおかげで、後がとてもラクで、みんなが慌てず、イライラせず、全体がスムーズに進みました。
・来客やお手伝いのサポーターの立場に立って、「わかりにくい所はないか?」「どんな気持ちだろう?」と常に考え計画を練る。
・来客、学校、スタッフ、全ての方に、感謝の気持ちと礼をつくすこと。
これも、私が大事に考えたことです。
またひとつ大きな経験を積むことができ、この役をさせていただいたご縁がありがたく、そして、私を最後までサポートして下さった、実行委員の皆さまに心から感謝しています。
PTAをされている方、これからされる方、「困ったな~」という時、何か参考になればうれしいです。